Administrative Assistant مساعد إداري

Job Description

Provide support in all administrative tasks pertaining to Chairman’s office to ensure timely completion of tasks in an effective and efficient manner.

تقديم الدعم في جميع المهام الإدارية المتعلقة بمكتب رئيس مجلس الإدارة لضمان إنجاز المهام في الوقت المناسب بطريقة فعالة

• Draft office correspondences, presentation, reports etc. as directed by Office Manager

صياغة المراسلات المكتبية والعرض التقديمي والتقارير وما إلى ذلك حسب توجيهات مدير المكتب

• Quality and organization of output document

جودة وتنظيم وثيقة الإخراج

• Collect and distribute mail correspondences to appropriate department

جمع وتوزيع المراسلات البريدية على الإدارة المختصة

• Timely provision of information

توفير المعلومات في الوقت المناسب

• Receive and answer telephone calls for the Chairman’s office

استقبال المكالمات الهاتفية لمكتب رئيس مجلس الإدارة والرد عليها

• Timely response to requests

الاستجابة في الوقت المناسب للطلبات

• Maintain calendar appointments for the Chairman’s office

الحفاظ على المواعيد التقويمية لمكتب رئيس مجلس الإدارة

• Organization of work

تنظيم العمل

• Ensure proper manual/electronic filing of documents for the Chairman’s office

ضمان حفظ المستندات يدويًا / إلكترونيًا لمكتب رئيس مجلس الإدارة

Response time for requests for information

وقت الاستجابة لطلبات المعلومات

1. Follow up and review travel bookings and related arrangements of the chairman

متابعة ومراجعة حجوزات السفر والترتيبات المتعلقة برئيس مجلس الإدارة

Skills

• Education مجال التعليم

High School / Diploma

شهادة الدراسة الثانوية / دبلوم

• Experience عدد سنوات الخبرة

3-5 years of working experience

3-5 سنوات من الخبرة العملية

• Functional Skills / Knowledge

المهارات الوظيفية

Good knowledge in business correspondences

Working knowledge of word processing software

Knowledge of filing and document management

معرفة جيدة في المراسلات التجارية

معرفة عملية ببرامج معالجة الكلمات

معرفة إدارة الملفات والوثائق

General Skills

مهارات عامة

• Communicate fluently in English and Arabic
• Ability to communicate in a courteous manner
• التواصل بطلاقة باللغتين الإنجليزية والعربية
• القدرة على التواصل بطريقة مهذبة

Job Details

Preferred Candidate